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La gestión del tiempo

Page history last edited by Nieves Gonzalez 7 years, 12 months ago

 

La gestión del tiempo como dimensión de la competencia informacional

José-Antonio Gómez-Hernández
Facultad de Comunicación y Documentación de la Universidad de Murcia

Miembro del think tank Grupo ThinkEPI

En esta nota proponemos que las bibliotecas intenten incluir cursos sobre Gestión del Tiempo, dentro de sus servicios educativos y de alfabetización informacional. Consideramos que la competencia de gestión del tiempo es necesaria para los usuarios por la gran dedicación que nos impone la abundancia de contenidos, la conexión continua, el exceso de tareas que asumimos y la ubicuidad de la información. Y sugerimos algunos de los temas de la formación: procedimientos y herramientas que ayudan a la organización de nuestro tiempo, y sobre todo actitudes y valores para decidir cuánto, cómo y cuándo empleamos o no nuestro tiempo en demandas informacionales y comunicativas.

1. Nuestro tiempo, determinado por la información

Llevaba meses queriendo escribir sobre la necesidad de organizar mejor el tiempo que dedico a actividades relacionadas con la información. Sobre la necesidad de disminuir el que empleo en acceder a contenidos de todo tipo, a leer, escuchar o ver los que me llegan por múltiples vías, seguir webinars o transmisiones de conferencias por streaming, a documentarme para elaborar temas para mis clases, difundir información de las actividades que organizo y comunicarme para su realización, a redactar algún artículo, a gestionar el correo electrónico, a recomendar lecturas a los demás, a escribir en alguno de mis blogs o en las redes sociales en que participo… Pero hasta hace unos pocos días no había encontrado el momento para hacerlo, a pesar de que me había programado la fecha de envío de esta nota hace meses.

Tengo la sensación de que consumo tanto tiempo en revisar la información que me llega -siquiera de modo parcial o superficial-  que no me queda momento o energía para cumplir satisfactoriamente mis prioridades y compromisos. O llego a ellos con la sensación de hacerlo contra reloj. Muchas veces lo que hago durante mi jornada laboral no es lo que tenía previsto o pensado, sino el resultado de la información, los correos, las alertas, notificaciones y mensajes recibidos, que marcan mi agenda al margen de su importancia y valor. Es algo que me ha preocupado antes (Gómez-Hernández, 1996 y 2012), pero creo que hoy esta situación es común a muchas personas, tanto en su vida privada como en la académica o profesional. El deseo o la necesidad de estar al día, la conexión permanente a Internet y otros medios de información, la participación en redes sociales, la disponibilidad de acceso a través de los dispositivos móviles (portátiles, tabletas, e-readers, netbooks, smartphones), en los que confluyen también prensa, radio, televisión… hace difícil gestionar bien nuestros tiempos público y privado, que además se entremezclan  por la ubicuidad de la información.

No es de extrañar que permanezcamos cada vez más en Internet y las redes sociales, dados sus muchos atractivos y utilidades. Pero es que, además, el valor económico de las empresas de Internet, las redes o los medios de comunicación, depende de cuánto tiempo consiguen que estemos en ellas, de que volvamos, de las visitas y el tráfico que atraigan. Por eso, Facebook o Twitter se esfuerzan porque mantengamos la atención, y nos animan a no dejarlas o a volver a conectarnos facilitando los comentarios, los reenvíos de los de los demás, las recomendaciones, la promoción, la publicación en el espacio de otros, notificándonos y alertándonos de que otros han dicho que les gusta o comentado lo nuestro, de que se ha publicado algo nuevo en listas o grupos….  A estas llamadas de atención solemos responder en el momento, dejando lo que estamos haciendo, igual que cuando nos llegan avisos de nuevos correos o mensajes.

Y además a este consumo informativo superponemos los anteriores, como el de la televisión: Hace unos días, coincidiendo con un domingo en que se retransmitieron varios eventos deportivos (final de la Copa Davis de tenis y del mundial de Fútbol-Sala, carrera  de Fórmula 1…), se alcanzaron los 311 minutos de consumo medio de televisión, récord español hasta el momento (Barlovento, 2012). Más de cinco horas de media que añadir a las horas de conexión a Internet y a sistemas de mensajería tipo Whatsapp. El Estudio General de Medios (AIMC, 2012a y b) no puede más que recoger el incremento continuo del tiempo de conexión,  de cada vez más ciudadanos, incluidos los menores. A pesar de la crisis, crecen la contratación de banda ancha y la compra de teléfonos inteligentes, porque los percibimos elementos básicos de conexión permanente de los que no podemos  privarnos.

En esta situación adoptamos conductas adaptativas: leemos y escribimos más rápida, superficial o parcialmente, y hacemos varias cosas a la vez: revisamos y contestamos mensajes cuando caminamos por la calle, mientras vemos televisión o comemos; hablamos por teléfono mientras leemos o escribimos en el portátil, comemos viendo la televisión y usando el teléfono. Igual que cuando estamos reunidos con amigos o colegas, o asistiendo a una clase. Y leemos y respondemos el correo  desde primera hora hasta que nos vamos a dormir…

2. La gestión del tiempo como aspecto de la alfabetización informacional

Pero, ¿son estas prácticas un problema, o vamos readaptando nuestra vivencia y organización del tiempo al nuevo contexto informacional? ¿Podemos confiar en un proceso de ósmosis, reajuste o reequilibrio de nuestro tiempo y nuestras prácticas? ¿Es esta adaptación algo natural en las nuevas generaciones de usuarios, o debemos todos aprender a organizar el tiempo –lo que en buena parte es aprender a organizar nuestros procesos informativos y comunicacionales? ¿Es ir contracorriente o inútil hablar de la necesidad de tiempos de desconexión, de uso moderado y compatible con otras actividades?

Aunque seamos capaces de convivir con estas nuevas prácticas, debemos también autorregularlas. La dependencia excesiva no es sana y puede alterar la vida diaria, como se está empezando a describir en el uso nocturno de Whatsapp  (EFE, 2012). La procrastinación o retraso de las tareas más complejas a favor de las más inmediatas o placenteras acaba haciéndonos trabajar con mayor estrés o y resultar menos productivos. La excesiva rapidez y la fragmentación en las lecturas impide que asimilemos los contenidos o los comprendamos bien…

Mi impresión por tanto es que sí es necesario aprender a gestionar el tiempo condicionado por el contacto con información sobreabundante, tanto en la esfera privada como en la actividad pública, profesional o académica. Cada vez es mayor la parte de nuestra vida que consumimos en procesos de acceso o intercambio de contenidos, pudiendo llegar a convertirse en excesivo. Y también creo que la gestión del tiempo puede ser parte de los contenidos de los servicios y programas de alfabetización informacional, si consideramos éstos de un modo global, que incluye contenidos que contribuyen al pensamiento crítico, a la planificación de las tareas informacionales o a la autorregulación de los procesos de aprendizaje.

La gestión del tiempo no es sólo una competencia informacional;  es por sí sola una competencia transversal además de una circunstancia determinante de la vida en su conjunto. Y está presente en otros campos competenciales y formativos. Yo la he visto, por ejemplo, como contenido de cursos de dirección y gestión de recursos humanos, donde se incluye como parte de la capacidad de distribución de tareas a los demás, la planificación, la gestión de reuniones de equipos de trabajos, el análisis de los distractores o “ladrones de tiempo”, el análisis mediante diagramas del grado de importancia y urgencia de las tareas para dedicarles una atención proporcional, etcétera.

Si tomamos como ejemplo un curso de Gestión del Tiempo que he seguido en la Universidad de Murcia (1) se centró en enseñar a:

  • Conocer y usar los procedimientos básicos y avanzados de los programas de Calendario y Agenda  (webmail, Calendar de Google, Lightning para Thunderbird...) para organizar tareas individuales y compartir las de equipo o planificar reuniones.
  • Gestionar de modo regulado el correo electrónico (organización de carpetas, spam, frecuencias de conexión y respuesta, categorización de mensajes, identificación de errores -como usarlo de repositorio gigantesco, chequearlo compulsivamente…)
  • Organizar la información personal para su acceso rápido y eficiente (descripción de los documentos ofimáticos para su localización rápida, gestión de ficheros y carpetas informáticos, control de versiones), el uso de programas básicos para trabajar con la información en documentos colaborativos (tipo Google Drive)… 

Básicamente la gestión del tiempo así vista incluye dominar herramientas ofimáticas que aumentan nuestra productividad al facilitar procedimientos para distribuir las tareas que ocupan nuestro tiempo, y nos permiten organizar la información personal y laboral. Con ello se evita que su exceso o descontrol nos haga perder tiempo innecesario buscando documentos extraviados, confundir versiones, no sincronizar lo hecho junto a otros….

Desde el punto de vista de la alfabetización informacional, además de los contenidos instrumentales, que creo clara y sencillamente integrables en programas educativos de las bibliotecas relativos a esta competencia, enseñar la gestión del tiempo puede englobar objetivos tanto conceptuales como relativos a actitudes y valores:

  • Reconocer el tiempo disponible como condicionante de las tareas. Cuando enseñamos a delimitar la necesidad o problema de información, una cuestión a plantearse es relativa a sus condiciones, y una de ellas es el tiempo: ¿Cuánto tiempo tenemos para resolver la tarea de información y a presentar o exponer los resultados? ¿En qué orden proceder? ¿Cuánto tiempo debemos dedicar a buscar, a extractar, a reelaborar, a poner en común con otros  y a la comunicación de lo obtenido? El modelo Big Six Skills insistía bastante en esto, dando pautas para organizar las tareas informacionales procurando que el usuario acabara haciéndose por sí mismo estas preguntas.  Y en la fase final, la evaluación del proceso y el producto informativo elaborado, también inducía a preguntarse si había faltado tiempo a lo largo de las fases del trabajo, si se debería haber dedicado más o menos a alguna de ellas, etcétera.  Con ello contribuimos a que el aprendiz autorregule su tiempo, y evitamos lo que son conductas habituales: la impulsividad, el deseo de obtener y aceptar una respuesta inmediata –la primera que nos de Google-  para satisfacer el problema de información, lo que no siempre es posible cuando éste tiene cierta complejidad.
  • Reducir las pérdidas de tiempo. En relación con las distintas aplicaciones y servicios a los que nos conectamos, debemos aprender a regular el tiempo de atención que nos demandan, conociendo las opciones que para evitar que nos saturen: desactivar las opciones de notificación de noticias y comentarios en grupos o listas de Facebook o Twitter cuyo tráfico sea permanente; limitar los contenidos  que nos llegan de “amigos” en las redes que publican demasiado y de modo superfluo; anular la suscripción a las listas de correo que ya no nos interesan o leer todos los mensajes en un resumen diario en lugar de individualmente; usar filtros para clasificar mensajes y eliminar spam; limitar el número de veces diarias que chequeamos el correo, haciéndolo después de haber realizado las tareas prioritarias según nuestro programa de Agenda y Calendario.
  • Respetar el tiempo propio y el de los demás. También deberíamos valorar el tiempo de los demás, no difundiendo contenidos poco relevantes, que les distraerán sin ningún beneficio: no leer ni reenviar masivamente mensajes recibidos con ocurrencias humorísticas, denuncias o peticiones de ayuda engañosas, no invitar a eventos a miles de seguidores de todo el mundo si sabemos que no podrán ni querrán asistir por su carácter local o muy específico, procurar distribuir nuestras publicaciones por grupos o tipos de interés, de modo que no publiquemos la foto de la tarta de cumpleaños a colegas cuya relación con nosotros es profesional, y a la inversa, no hacer que nuestros seguidores más personales tengan que leer nuestras disquisiciones profesionales….
  • Valorar la planificación temporal de las tareas informacionales. La planificación ahorra esfuerzos y motiva, tener las tareas fijadas ayuda al control, evita el estrés, tener que tenerlo todo “en la cabeza” o que se nos olviden reuniones o actividades…  Aunque la espontaneidad y la capacidad de improvisación formen parte de nuestras fortalezas, debemos asumir y poner en práctica la organización de nuestra agenda; simplifica el trabajo, nos hace guiarnos por los objetivos y metas personales y mejora los buenos hábitos de gestión del tiempo. 
  • Valorar y encontrar momentos para hacer formas de lectura lenta, reflexiva, lineal o intensiva. La lectura de textos largos, ensayísticos o literarios, que forman parte fundamental de nuestra tradición cultural, exige tiempos de lectura sin distractores, que nos permitan seguir argumentaciones complejas, que nos hacen confrontar nuestras ideas con las del autor, nuestras experiencias y las que se nos cuentan…  Leyendo en un dispositivo digital o sobre papel impreso, debemos ser capaces de hacerlo desconectados de las redes que nos hacen irnos a un video o una canción recomendada, un mensaje con una petición… La lectura literaria es necesaria porque hace desaparecer el tiempo “urgente” que nos reclama continuamente, y nos ayuda a dedicarlo y retenerlo para nosotros mismos.

3. Cómo formar para gestionar el tiempo

La faceta procedimental de la gestión del tiempo se ha de enseñar mediante el modelado, la práctica guiada e independiente. Así se dominará programas de calendario y agenda para planificar y ordenar tareas, reuniones o eventos, y se sabrá gestionar documentos y registros que nos serán necesarios o herramientas de trabajo colaborativo. Pero la parte conceptual y de  actitudes requiere de métodos que nos ayuden al pensamiento crítico sobre nuestras prácticas informacionales, a identificar problemas o malos hábitos y a motivarnos para el cambio.

En ese sentido creo que lo idóneo es el diálogo, el trabajo y la discusión en grupo en torno a las propias conductas informacionales y la valoración de si nuestros tiempos de conexión son los adecuados o excesivos. Se trata de comprender –individualmente y en grupo- la evolución de nuestros hábitos y modos de lectura, la conciencia sobre el tiempo… Analizar si empleamos demasiado en promocionar nuestra identidad digital, si cometemos errores en la gestión de nuestro correo electrónico o al participar en redes.  Esto puede ayudar a los usuarios a identificar si hay o no un problema y a cambiar actitudes que deban ser corregidas: la procrastinación, la improvisación, la falta de tiempo para reelaborar contenidos propios, la navegación permanente sin rumbo, el abandono de otras actividades saludables como el deporte o las relaciones interpersonales no digitales sino “reales”…

Una actividad de aprendizaje que me ha llamado mucho la atención es "The world unplugged. Going 24 hours without Media" (2) (Moeller, Powers y Roberts, 2012). Como  parte del currículo UNESCO de alfabetización mediática e informacional, se hizo que unos mil jóvenes de doce universidades de cuatro continentes pasaran un día desconectados de teléfonos, ordenadores y redes, y luego expresaran lo que habían experimentado. Algunos se dieron cuenta de su incapacidad para resistir el tiempo de desconexión, su excesiva dependencia, el papel de las redes en su sociabilidad, o volvieron a apreciar la importancia de otras actividades que hicieron durante su día sin conexión, como visitar a un familiar, hacer una excursión o estar con amigos. 

No pretendo ser alarmista, pues aún con usos muy intensos en la mayor parte de los casos no se llega a una “adicción” en términos psicopatológicos (Echeburúa, Labrador y Becoña, 2009). Pero aún así creo que es bueno replantear estilos de vida, uso del tiempo libre, valorar nivel de dependencia y control, preguntarnos por nuestros fines y orientar nuestro tiempo a lograrlos, y considerar consejos como los que plantean Echeburúa y Recasens (2012) en su guía para educadores del ámbito de tecnologías y redes.

Sobre la evaluación de los resultados de un curso de gestión del tiempo informacional, deberá buscar que haya un cambio en los destinatarios. Al margen de comprobar que se han aprendido las destrezas o los programas de agenda, correo u otras herramientas enseñadas, el éxito es que mejoren los hábitos, actitudes y conductas informacionales. Que sepan aprovechar el tiempo para aprender, comunicarse, crear o disfrutar con las tecnologías y las redes, al mismo tiempo que participar en la vida real, sus grupos, problemas y oportunidades. Se trata de compatibilizar y lograr equilibrio en el uso del tiempo de información y comunicación.

Reflexiones finales

La importancia de ser dueños de nuestro tiempo es evidente, y el exceso de información que nos sale al encuentro en todo momento y lugar lo hace difícil. Los profesionales de la información somos unos mediadores idóneos en la enseñanza de algunas pautas que permitan un uso eficiente del tiempo, porque sabemos cuánto cuesta buscar, seleccionar, procesar y recuperar información. Si gestionar mejor el tiempo es una necesidad de mucha gente, y los bibliotecarios aprovechamos la oportunidad para involucrarnos, estaremos siendo útiles.

Pero a la vez, quizás seamos de los profesionales más expuestos a los problemas personales con la gestión del tiempo: Por una parte, el deseo de estar al día en un sector tan cambiante y amplio como el nuestro, que procude continuamente innovaciones o nuevas posibilidades de las tecnologías, nos vuelca a la conexión y lectura continua de experiencias y productos. Y por otra, el deseo de conocer y adaptarnos a lo que hacen nuestros destinatarios, nos hace también vivir siempre pendientes de las redes, las recomendaciones, las noticias sobre nuevos dispositivos o investigaciones. Por eso también nosotros tenemos que autorregularnos: nos debe quedar tiempo para analizar y comprender, si queremos ser no solo intermediarios sino también consejeros, asesores o instructores de nuestros usuarios.

  1. http://bit.ly/YM653T 
  2. http://theworldunplugged.wordpress.com/ 

Referencias

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